Skończyłeś projekt. Zarobiłeś?
Faktura wysłana. Pieniądze na koncie. Projekt zamknięty.
Ale czy zarobiłeś?
Nie „czy przyszły pieniądze" - tylko czy po odliczeniu czasu, który został włożony w wykonanie projektu, została jakaś sensowna kwota?
Większość architektów w tym momencie wzrusza ramionami. Chyba tak. Pewnie tak.
To nie jest zdrowe.
Między wyceną a fakturą dzieje się masa rzeczy, których nie liczysz
Wyceniasz projekt na początku. Robisz go przez kilka miesięcy. Na końcu (lub w trakcie współpracy etapami) dostajesz pieniądze. Brzmi prosto.
Ale równolegle dzieje się masa rzeczy, które nie byy uwzględnione w wycenie: poprawki, których nie było w umowie, bo „to tylko chwila". Maile i uzgodnienia, które zajmują godziny tygodniowo. Zmiana koncepcji w połowie projektu, która cofa Cię o dwa tygodnie. Spotkanie, które „trwało godzinę", ale przygotowanie zajęło dwie. Czy po prostu etap który szacowałeś na 3 tygodnie a wyszło 1,5 miesiąca.
Każda z tych rzeczy kosztuje czas. Twój czas kosztuje pieniądze. Ale ponieważ nikt tego nie sumuje - zostaje poczucie, że „jakoś wyszło".
Albo nie zostaje nawet to, tylko zmęczenie i brak odpowiedzi na pytanie, gdzie właściwie uciekł cały ten czas.
Właśnie dlatego budujesz studio na przeczuciach
Nie wiesz, który typ projektu naprawdę Ci się opłaca - projekt architektury czy wnętrza? Klient prywatny czy deweloper? Projekt w pełnym zakresie czy tylko koncepcja, lub tylko rysunki techniczne?
Nie możesz świadomie podnosić stawek, bo nie masz danych - tylko wrażenie, że „może za mało biorę". Nie możesz eliminować złych zleceń, bo nie wiesz, które są złe. Dowiadujesz się po fakcie, gdy jesteś zmęczony i zastanawiasz się, dlaczego ten projekt tak ciążył.
Wycena mówi, co powinno się wydarzyć. Pomiar mówi, co się wydarzyło naprawdę.
Tu ważne rozróżnienie, żeby nie pójść w złą stronę.
Wycena to fundament - bez policzenia własnej podłogi kosztowej i realnego oszacowania godzin po fazach projektu każda rozmowa o kontrolingu jest w powietrzu. Jeśli projekt był wyceniony poniżej progu rentowności, żadne mierzenie czasu nie poprawi wyniku finansowego. Zły wynik był przesądzony w dniu podpisu umowy.
Ale nawet perfekcyjna wycena nie wystarczy sama w sobie.
Wycena mówi, ile to powinno zająć a dzięki temu wiemy ile powinieneś zarobić. Nie mówi, co wydarzyło się potem. Rentowność rozstrzyga się w wykonaniu: czy zmieściłeś się w zaofertowanych godzinach, czy poprawki rozjechały koncepcję na dwa nadprogramowe tygodnie, czy projekt po cichu zjadł czas, którego nikt nie zaplanował i nie wycenił.
Bez mierzenia czasu tego po prostu nie zobaczysz. Wycena powie Ci, czy projekt miał się spiąć. Nie powie, czy się spiął. Różnicę między tymi dwiema rzeczami znasz wyłącznie wtedy, gdy wiesz, ile naprawdę nad nim siedziałeś.
Nie chodzi o to, żeby klikać stoper przy każdym mailu. Chodzi o to, żeby wiedzieć, ile czasu rzeczywiście zeszło na każdym etapie - i porównać to z tym, co założyłeś przy wycenie. Jak to robić w praktyce, żeby miało sens i nie zajmowało godziny dziennie - o tym jest osobny tekst.
Gdy to masz - decyzje przestają być przeczuciami. Kiedy w trakcie trwającego projektu widzisz, że zużyte godziny doganiają te z wyceny, masz moment, żeby zacząć pilnować granic przy poprawkach - zanim projekt zje czas, za który nikt nie zapłaci. Po kilku zleceniach widzisz wzorzec: który typ projektu zawsze się spina, a który nigdy. To dopiero pozwala świadomie decydować, co przyjmujesz w przyszłości, a czego nie. Bez tych danych obie te decyzje podejmujesz losowo. Mając te informacje robisz to świadomie.
Cadlify
Cadlify pozwala dobrze przemyśleć temat wyceny. Wpisujesz koszty pracowni raz, a przy każdej ofercie szacujesz czas potrzebny na każdą fazę projektu na podstawie własnego doświadczenia i poprzednich zleceń. Z tych liczb Cadlify wylicza podłogę: kwotę, poniżej której projekt zaczyna przynosić straty.
Potem pozostaje już jedno: sprawdzać na bierząco, czy projekt rzeczywiście mieści się w założonym budżecie godzin. Każda godzina, którą wykonasz poniżej założonego budżetu, zostaje w Twojej kieszeni zamiast rozpłynąć się w darmowych poprawkach.