FUNKCJE

Sześć modułów, jeden
cel: świadome biuro.

Cadlify łączy kalkulator finansowy, CRM, generator ofert, kontrolę rentowności projektów i analitykę w jednym narzędziu. Tutaj zobaczysz dokładnie co umie każdy moduł.

↳ 01 / 06

Baza wiedzy finansowej
o Twojej firmie.

Próg rentowności, stawka godzinowa i historia kosztów w jednym miejscu. Dzięki temu wiesz dokładnie ile musisz zarobić, by zacząć zarabiać.

GŁÓWNE FUNKCJE
  • Próg rentowności
    Wyznacz i stale kontroluj kwotę, od której przestajesz pokrywać koszty i zaczynasz wypracowywać zysk.
  • Rzeczywisty koszt godziny pracownika
    Stawka godzinowa obliczona indywidualnie dla każdego pracownika, na podstawie progu rentowności i oczekiwanego zysku – z kosztami firmy i zyskiem rozłożonymi proporcjonalnie.
  • Różne warianty zatrudnienia
    Aplikacja uwzględnia różne formy współpracy i indywidualne obciążenie podatkowe.
DODATKI
  • Zbieranie, kategoryzowanie i wizualizacja kosztów firmowych – widzisz na co tak naprawdę zarabiasz
  • Historia kosztów w kategoriach – śledzisz zmiany zapotrzebowania finansowego w czasie
  • Karta pracownika z historią płac i kosztem stanowiska + przypomnienie o podwyżce
PRÓG RENTOWNOŚCI · 2026
MIESIĘCZNIE
47 820zł
4 etaty · biuro 38 m² · narzędzia · ZUS
Pensje · 22 010
Koszty stałe · 10 520
Zysk · 7 650
Poduszka · 4 780
MK
STAWKA SUGEROWANA
Marta K. · Architekt · 5 lat
184 zł/h
+24% MARŻA
↳ 02 / 06

System zarządzania
zapytaniami ofertowymi.

Lekki CRM dopasowany do architekta. Każde zapytanie ma swoje miejsce na osi lejka, a Ty wracasz do rozmowy dokładnie tam, gdzie ją zostawiłeś.

LEJEK Q2 · 2026
14 AKTYWNYCH
ZAPYTANIE
3
Dom Zalesie
#2026-030
Wnętrza biuro
#2026-031
PYTANIA WYSŁ.
5
Loft Praga
#2026-033● 7d
Hotel Kazimierz
#2026-034
ODPOWIEDZI
2
Apartament 80m
#2026-035
OFERTA
4
Dom Zalesie
#2026-036
Wnętrza biuro
#2026-037
OŚ KARTY · DOM ZALESIE
mail
tel
spotk.
oferta
fb
GŁÓWNE FUNKCJE
  • Lekki CRM dla biura projektowego
    Proste, wygodne zarządzanie zapytaniami bez korporacyjnego ciężaru. Wszystko widoczne na jednym ekranie.
  • Wizualizacja lejka sprzedażowego
    Czytelne kolumny od „jest zapytanie" po „oferta wysłana". Widzisz gdzie utknął proces.
DODATKI
  • Indywidualna karta zapytania – notatki z rozmów, telefonów i ustaleń zwizualizowane na osi czasu
  • Karta klienta – historia poprzednich procesów sprzedażowych i wnioski z nich
  • Automatyczne przypomnienia o follow-upie na każdym etapie rozmów.
↳ 03 / 06

Generator ofert
z monitoringiem.

Oferta gotowa w kilka kliknięć, oparta o Twoją wyliczoną stawkę. Wysyłka jako prywatny link – wiesz kiedy klient ją otworzył i ile razy do niej wracał.

GŁÓWNE FUNKCJE
  • Oferta w kilka kliknięć
    Szybkie przygotowanie wyceny w oparciu o wyliczoną stawkę godzinową lub koszt stały.
  • Szablony pod Twoje biuro
    Typowy dla Twojej firmy zestaw usług – nowa oferta to wybór, nie pisanie od zera.
  • PDF lub prywatny link WWW
    Zapis do PDF albo wysyłka jako link do strony – bez załączników w mailu.
  • Bieżąca rentowność podczas tworzenia
    Dopasowujesz marżę w zależności od sytuacji – widzisz ją zanim zobaczy ją klient.
DODATKI
  • Monitoring po wysłaniu – sprawdź czy klient otworzył link, ile razy do niego wrócił i kiedy ostatnio go przeglądał.
  • Automatyczna wiadomość z prośbą o feedback po decyzji – dowiadujesz się dlaczego klient wybrał konkurencję
OFERTA · #2026-041
Dom jednorodzinny – Zalesie 220m²
WYSŁANO
Koncepcja
48h
5 184 zł
Projekt budowlany
96h
10 368 zł
Wykonawczy
72h
7 776 zł
Nadzór autorski
24h
2 592 zł
SUMA · ZYSK
25 920 · +8 640
TYGODNIE WOLNOŚCI
2,1 tyg.
MONITORING LINKU
Otwarcia · 4
2 TYG. TEMUDZIŚ
↳ 04 / 06

Projekty — domknięta
pętla rentowności.

Wycena to połowa drogi. W module Projekty rejestrujesz czas na etapach, a aplikacja — połączona z Twoją ofertą — pokazuje na żywo, czy projekt wciąż jest rentowny. Bez notatek, bez Excela, bez kolejnej aplikacji.

GŁÓWNE FUNKCJE
  • Import oferty jednym kliknięciem
    Panel rentowności jest już połączony z Twoją wyceną – etapy i budżet godzin przenoszą się automatycznie. Potwierdzasz i pracujesz.
  • Rejestracja czasu na etapach
    Ty i zespół zapisujecie, ile czasu poszło na dany etap. To jedyna rzecz, którą trzeba wpisać – resztę aplikacja liczy sama.
  • Zapas godzin w czasie rzeczywistym
    Np. koncepcja: 15 h zużyte, 30 h zapasu z zaofertowanej kwoty. Widzisz to zanim etap wymknie się z rąk.
  • Dodatkowy zysk albo sygnał ostrzeżenia
    Kończysz szybciej – widzisz zysk ponad plan. Etap pochłonął 10 h więcej – dostajesz alert, że czas domknąć temat.
DODATKI
  • Budżet godzinowy całego projektu i każdego etapu osobno – z bieżącą marżą
  • Historia wpisów czasu z podziałem na osoby i dni
  • Powrót do oferty po zakończeniu projektu – porównanie planu z rzeczywistością
  • Oznaczenie etapu jako zamkniętego – rozliczenie godzin i zysku etapu
PROJEKT #2026-014 · PANEL RENTOWNOŚCI
Dom jednorodzinny — Zalesie
OFERTA ZAIMPORTOWANA ✓
Koncepcja
15 / 45 h zostało 30h
Projekt budowlany
90 / 80 h +10h PONAD
Projekt techniczny
12 / 60 h zostało 48h
Nadzór autorski
0 / 32 h zostało 32h
!
Projekt budowlany pochłonął 10 h ponad plan — czas domknąć etap.
BUDŻET GODZIN
117 / 217 h
MARŻA NA DZIŚ
26%
ZYSK DODATKOWY
+4 280 zł
WPISY CZASU · DZIŚ
MK
Marta K. Projekt budowlany
6,0 h
PZ
Piotr Z. Projekt techniczny
3,5 h
04.1 · KONTA PRACOWNIKÓW

Rentowność liczy się sama.
Bez rejestrowania czasu przez Ciebie.

Twoi pracownicy dostają dostęp do aplikacji, ale wyłącznie do modułu „Projekty”. Codziennie zapisują, ile czasu poświęcili na dany etap — a aplikacja od razu pokazuje im, ile budżetu godzinowego zostało. Bez wglądu w kwoty.

ZAKRES DOSTĘPU
Tylko moduł Projekty — reszta aplikacji pozostaje Twoja
WIDOCZNOŚĆ PROJEKTÓW
Wszystkie projekty pracowni albo tylko wybrane dla danej osoby
CO WPISUJĄ
Godziny na etapie, każdego dnia — nic więcej
CZEGO NIE WIDZĄ
Stawek, kwot ofert, marż ani wyników finansowych
MK
Marta K.
WIDOK PRACOWNIKA
BEZ KWOT
DZIŚ · WPIS CZASU
Dom jednorodzinny — Zalesie
6,0 h
Projekt budowlany
zostało 14 h z 80 h
Wnętrza — Kancelaria Nowak
2,5 h
Koncepcja
zostało 21 h z 34 h
Zostało 14 h budżetu na etapie „Projekt budowlany”. Kwoty widzi tylko właściciel pracowni.
KARTA PROJEKTU KONIEC Z ŻONGLOWANIEM APLIKACJAMI

Do panelu rentowności dodaliśmy funkcje, które po prostu ułatwiają prowadzenie projektów.

Zadania, ustalenia i formalności trzymasz przy projekcie, którego dotyczą — a nie w osobnych aplikacjach, mailach, notatniku i trzech folderach na dysku. Jedna karta projektu zamiast czterech aplikacji i pamięci.

AGENT AI
Agent AI, który pamięta każde ustalenie i każdy dokument.

Przeklejasz notatki z maili, wpisujesz ustalenia ze spotkań — i możesz być spokojny. Zapytasz, a on podsumuje temat i poda pełną chronologię zmian.

Agent działa w granicach jednego projektu: w każdym projekcie zna kontekst wyłącznie tego projektu — nie odpowie na pytania o pozostałe. Pytając o notatki i ustalenia, przekazujesz ich pełną treść dostawcy modelu — w odróżnieniu od Asystenta AI ta funkcja nie anonimizuje danych.
AGENT AI
04.2

Zadania To-Do przy projekcie

Lista zadań przypisana do konkretnego projektu — otwierasz kartę i od razu wiesz, co jest do zrobienia i przez kogo.

  • Osoba odpowiedzialna, priorytet i termin
  • Project manager i szef widzą przeterminowane zadania pracowników — i mogą reagować na czas
  • Bez przełączania się pomiędzy aplikacjami i tracenia skupienia
  • Widoczne razem z budżetem godzin etapu
ZAPYTAJ, ZAMIAST SZUKAĆ
„Które zadania są po terminie?”
3 zadania po terminie, wszystkie u Marty:
Detal — rynna ukryta7 dni
Opis badań gruntowych2 dni
Oferta na płytki klinkierowe1 dzień
W toku i w terminie: 1 — wybór drzwi do garderoby (30.09).
Które są pilne? Zadań na ten tydzień
AGENT AI
04.3

Ustalenia z klientem i zespołem

Jedno źródło prawdy dla zmian pojawiających się w trakcie procesu — zamiast maili, SMS-ów i notatek w trzech miejscach.

  • Filtrowanie po branżach: elektryka, sanitarna, konstrukcja, architektura, wnętrza
  • Data, autor i kontekst przy każdym ustaleniu
  • Historia zmian każdego elementu — kto, kiedy i dlaczego zdecydował
  • Notatki z maili i ze spotkań w jednym miejscu przy projekcie
ZAPYTAJ, ZAMIAST SZUKAĆ
„Jak zmieniały się ustalenia w sprawie kotłowni?”
Klient początkowo chciał kocioł gazowy. W mailu z 26.02 zapytał o możliwość zrobienia pompy ciepła, instalator potwierdził wykonalność, a rozwiązanie zostało finalnie zaakceptowane 12.03.
Podsumuj ustalenia Znajdź notatkę
AGENT AI
04.4

Dokumenty formalno-prawne

WZ, wyłączenie gruntów z produkcji rolnej, decyzja środowiskowa i pozostałe procedury — każda z polem na komentarz.

  • Jednym rzutem oka wiesz, na czym stanęła procedura trwająca 4 miesiące
  • Poproś agenta AI o podsumowanie przebiegu postępowania w sprawie konkretnego dokumentu
  • Gotowa odpowiedź, gdy klient pyta „dlaczego to tak długo”
  • Przypomnienie o terminie uzupełnienia w urzędzie
ZAPYTAJ, ZAMIAST SZUKAĆ
„Podsumuj przebieg postępowania w sprawie decyzji środowiskowej.”
Wniosek złożony 4.02. Urząd wezwał do uzupełnienia karty informacyjnej (20.02), uzupełniliście 1.03. Postępowanie zawieszono do opinii sanepidu — opinia pozytywna 9.04. Od 12.04 sprawa czeka na decyzję, termin urzędowy mija 15.05.
Co blokuje sprawę? Pokaż terminy
↳ 05 / 06

Analityka i wnioski.
Wiedza zamiast intuicji.

„Nie możesz czegoś poprawić, jeśli tego nie mierzysz." Dane zebrane w aplikacji zamieniają się w wiedzę o firmie – wiesz co działa, co nie i dlaczego.

FUNKCJA DOSTĘPNA W PLANIE EXPERT
PRZYCHÓD · 12M
1 845 200 zł
+34%
MAJ '25SIELISLUT '26MAJ
USŁUGI · ROI
Dom jednorodz.184 zł/h
Wnętrza biurowe156 zł/h
Koncepcje102 zł/h
Nadzory68 zł/h
ŹRÓDŁA KLIENTÓW
Polecenia43%
Instagram27%
Strona WWW18%
Inne12%
WYKONANE PROJEKTY · 9 ZAMKNIĘTYCH
12M
ŚREDNI CZAS ETAPU · MARŻA ETAPU
Koncepcja
38 h 41%
Projekt budowlany
104 h 12%
Projekt techniczny
76 h 34%
Nadzór autorski
29 h 27%
RENTOWNOŚĆ WG TYPU PROJEKTU
Dom jednorodzinny+31%
Wnętrza biurowe+22%
Adaptacje projektów+4%
Koncepcje konkursowe−17%

Analityka finansowa firmy

  • Trendy przychodów i kosztów w czasie
  • Historia płac i koszt poszczególnych stanowisk
  • Rentowność usług: zestawienie czasu z oferty z faktycznym
  • Które typy usług są najbardziej dochodowe

Analityka zapytań

  • Skąd przychodzą klienci – który kanał działa
  • Z jakiego miasta pytają, o jaki typ usługi
  • Skuteczność lejka sprzedażowego na każdym etapie

Analityka ofert

  • Które oferty przechodzą – dla jakich klientów i za jaką stawkę
  • Jaki typ projektu najczęściej kończy się akceptacją
  • Podpowiedzi przy nowej ofercie z historią danego typu projektu

Analityka wykonanych projektów

  • Ile średnio trwa u Ciebie koncepcja, a ile projekt budowlany czy techniczny
  • Który etap jest zwykle najbardziej rentowny, a na który zawsze zakładasz za mało czasu
  • Które typy projektów dają realny zarobek, a które regularnie generują stratę – więc warto wyceniać je inaczej albo świadomie z nich rezygnować
  • Zasilane godzinami rejestrowanymi w module Projekty – bez dodatkowej pracy
↳ 06 / 06

Asystent AI, który
zna Twoją firmę.

Osobny asystent zarezerwowany dla szefa pracowni – jedyny, który zna kontekst całej firmy, a nie pojedynczego projektu. Nie generyczny chatbot: narzędzie z dostępem do wszystkich danych zapisanych w aplikacji, odpowiadające w kontekście Twoich kosztów, pracowników, ofert i historii projektów.

FUNKCJA DOSTĘPNA W PLANIE EXPERT
GŁÓWNE FUNKCJE
  • Odpowiedzi w kontekście Twoich danych
    Pytania o sytuację firmy bez liczenia w pamięci – odpowiedź oparta o aktualny stan kosztów, ofert i historii.
  • Analiza danych historycznych
    Wyciąga wnioski z Twoich projektów: „Zbyt wiele ofert przechodzi – rozważ podniesienie cen".
  • Wskazanie dochodowych usług
    Najbardziej i najmniej rentowne usługi w Twoim biurze – z konkretnymi liczbami.
  • Mapa źródeł klientów
    Pomoże zrozumieć skąd przychodzą najlepsi klienci i jakich projektów warto szukać.
PRYWATNOŚĆ
Do modelu trafiają wyłącznie dane liczbowe i kategorie – kwoty, daty, statusy, wskaźniki rentowności. Nazwy klientów, projektów, ofert i pracowników zastępowane są identyfikatorami technicznymi i wracają do właściwej postaci dopiero w Twojej przeglądarce.
AI
Asystent Cadlify
WSZYSTKIE DANE FIRMY
TY · 09:24
„Czy w Q1 dobrze poszły wyceny domów jednorodzinnych?"
CADLIFY AI · 09:24
W Q1 rentowność projektów domów jednorodzinnych wyniosła średnio +18%, ale w 3 z 7 realizacji faktyczne godziny były o 23% wyższe niż założono w ofercie. To największe odchylenie spośród wszystkich typów projektów w tym okresie.
Q1 2026 7 ofert Dom jednorodz.
WSZYSTKO JASNE?

Zobacz Cadlify w działaniu.
30 dni za darmo.

Bez karty, bez zobowiązań. Po 30 dniach decydujesz czy zostajesz – albo nie. Dostajesz wszystkie moduły od pierwszego dnia.